Kebijakan Privasi

1 Landasan Hukum & Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini mengatur tata cara perolehan, pengumpulan, pengolahan, penganalisisan, penyimpanan, perbaikan, penampilan, pengumuman, transfer, penyebarluasan, dan pemusnahan data pribadi oleh Universitas Muhammadiyah Pontianak pada seluruh layanan digital resmi kami, termasuk portal utama (unmuhpnk.ac.id / unmuhpnk.ciptomx.com), sistem penerimaan mahasiswa baru (Admisi/PMB), Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), repositori institusi, dan aplikasi pendukung lainnya.

Kebijakan ini disusun berlandaskan payung hukum nasional:

• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
• UU No. 11 Tahun 2008 jo. UU No. 1 Tahun 2024 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
• Permendikbudristek No. 31 Tahun 2022 tentang Satu Data Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.
• Statuta dan Pedoman Tata Kelola Teknologi Informasi Universitas Muhammadiyah Pontianak.

2 Informasi yang Kami Kumpulkan

Jenis data pribadi yang dihimpun meliputi:

A. Data yang Anda Berikan Secara Langsung

• Identitas Kependudukan: Nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan (NIK), Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, serta pasfoto resmi saat pendaftaran PMB atau pembaruan profil mahasiswa.
• Informasi Kontak: Alamat tempat tinggal/domisili, alamat surat elektronik (surel/email), nomor telepon seluler/WhatsApp pribadi dan orang tua/wali.
• Data Orang Tua / Wali: Nama orang tua/wali, pekerjaan, penghasilan rata-rata, dan kontak darurat untuk keperluan administrasi kemahasiswaan dan beasiswa.
• Komunikasi & Pertanyaan: Pesan teks, dokumen lampiran, atau pertanyaan yang dikirimkan melalui formulir kontak, surel resmi, atau pusat bantuan helpdesk kampus.

B. Data Akademik & Kemahasiswaan

• Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Nomor Induk Registrasi Mahasiswa (NIRM), program studi, fakultas, dan tahun angkatan.
• Riwayat pendidikan sebelumnya (asal sekolah/perguruan tinggi asal) dan nilai ijazah/rapor.
• Catatan Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Indeks Prestasi Kumulatif (IPK), status kehadiran, prestasi kejuaraan, dan transkrip akademik resmi.

C. Data Teknis & Akses Otomatis

• Alamat Protokol Internet (IP Address), jenis peramban (browser), sistem operasi perangkat, resolusi layar, dan bahasa peramban.
• Waktu kunjungan, URL perujuk (referrer), riwayat penelusuran halaman, durasi sesi, dan data interaksi fitur untuk analisis stabilitas server.

3 Tujuan Penggunaan & Pemrosesan Data

Kami memproses data pribadi Anda hanya untuk tujuan yang sah, terukur, dan transparan, yaitu:

4 Keamanan & Standar Enkripsi Data

Keamanan data civitas adalah prioritas tertinggi kami. UM Pontianak menerapkan standar keamanan fisik, teknologi, dan prosedural yang ketat:

• Enkripsi Transportasi Data: Seluruh saluran komunikasi data antara perangkat pengguna dan server dilindungi protokol enkripsi mutakhir HTTPS (SSL/TLS 256-bit).
• Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC): Hak akses terhadap basis data dibatasi secara berjenjang dan hanya diberikan kepada pejabat/staf resmi yang telah terikat perjanjian kerahasiaan (*Non-Disclosure Agreement*).
• Penyimpanan Kata Sandi: Kata sandi akun civitas dienkripsi secara satu arah (*one-way hash*) menggunakan algoritma kriptografi modern (Bcrypt/Argon2) dan tidak pernah disimpan dalam bentuk teks polos.
• Pencadangan Terisolasi: Pencadangan (*backup*) data dilakukan secara berkala dan disimpan dalam media penyimpanan terpisah yang terenkripsi untuk mengantisipasi kejadian bencana alam atau insiden teknis.

5 Penggunaan Kuki (Cookies) & PWA

Situs web kami memanfaatkan kuki (*cookies*) dan media penyimpanan lokal peramban (*localStorage / sessionStorage*) untuk meningkatkan kenyamanan penjelajahan Anda:

• Kuki Esensial & Sesi: Diperlukan untuk mempertahankan status masuk (login) akun CMS/Portal, keamanan token formulir (CSRF protection), serta verifikasi status autentikasi.
• Kuki Preferensi Bahasa: Menyimpan pilihan bahasa pengguna (Bahasa Indonesia, English, Melayu, atau Arab) sehingga tidak perlu dipilih ulang saat berpindah halaman.
• Cache Service Worker & PWA: Mengunduh aset penting (CSS, font, dan ikon) ke peramban secara lokal agar halaman dapat dibuka dengan sangat cepat dan dapat diakses saat koneksi internet lemah.

Catatan: Anda dapat menonaktifkan kuki melalui preferensi peramban Anda, namun penonaktifan kuki esensial dapat menyebabkan fitur tertentu (seperti login sistem) tidak berfungsi semestinya.

6 Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

UM Pontianak TIDAK PERNAH MENJUAL, MENYEWAKAN, ATAU MEMPERDAGANGKAN data pribadi pengguna kepada pihak komersial mana pun. Kami hanya membagikan data kepada pihak eksternal dalam kondisi berikut:

• Kewajiban Regulasi Pemerintah: Pelaporan data mahasiswa dan dosen ke Kemendikbudristek, PDDikti, BAN-PT, LAM, LLDIKTI Wilayah XI, dan Kemenag RI sesuai mandat undang-undang.
• Mitra Perbankan Resmi: Mengirimkan kode bayar/Virtual Account dan nama mahasiswa kepada bank mitra resmi (seperti Bank Syariah Indonesia / Bank Kalbar) untuk verifikasi pembayaran SPP/biaya kuliah secara *Host-to-Host* (H2H).
• Proses Penegakan Hukum: Pemenuhan surat perintah atau penetapan pengadilan yang sah dari instansi penegak hukum yang berwenang di Republik Indonesia.

7 Hak Pemilik Data (Data Subject Rights)

Berdasarkan UU Pelindungan Data Pribadi, sebagai subjek data Anda berhak untuk:

• Mendapatkan Kejelasan Informasi: Mengetahui identitas pengendali data, dasar hukum, dan tujuan pemrosesan data pribadi Anda.
• Memperbaiki & Memperbarui: Melakukan perbaikan atau pembetulan atas ketidakakuratan data pribadi Anda (misalnya perubahan alamat, nomor telepon, atau ejaan nama) melalui Biro Akademik & Kemahasiswaan (BAAK).
• Mengakses Salinan Data: Memperoleh riwayat data akademik Anda dalam bentuk transkrip, kartu hasil studi, atau surat keterangan resmi institusi.
• Menarik Persetujuan: Menarik kembali persetujuan pemrosesan data tertentu sepanjang penarikan tersebut tidak melanggar kewajiban hukum pengarsipan akademik yang berlaku bagi institusi pendidikan tinggi.

8 Penyimpanan & Retensi Data

Data pribadi akan disimpan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya, serta tunduk pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pendidikan Tinggi:

• Data Akademik Kelulusan (Ijazah, Transkrip, SK Yudisium): Disimpan secara permanen untuk keperluan verifikasi keabsahan ijazah alumni oleh instansi/pemberi kerja di masa mendatang.
• Data Pendaftar yang Tidak Lolos / Tidak Melakukan Registrasi Ulang: Disimpan maksimal selama 2 (dua) tahun siklus penerimaan untuk keperluan audit admisi, setelah itu dihapus atau dianomisasi secara aman.
• Log Akses Server & Keamanan: Disimpan selama 6 (enam) hingga 12 (dua belas) bulan untuk keperluan audit forensik keamanan siber, lalu dirotasi secara otomatis.

9 Pembaruan Kebijakan Privasi

Universitas berhak memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu guna menyesuaikan dengan perkembangan teknologi, kebijakan kementerian, serta perubahan peraturan perundang-undangan di Indonesia.

Setiap perubahan materiil akan dipublikasikan secara transparan pada halaman ini dengan menyertakan tanggal pembaruan terbaru di bagian atas dokumen. Pengguna disarankan untuk meninjau halaman ini secara berkala.

10 Kontak Petugas Pelindungan Data (DPO)

Apabila Anda memiliki pertanyaan, permohonan hak subjek data, saran, atau aduan mengenai penanganan data pribadi Anda di lingkungan Universitas Muhammadiyah Pontianak, silakan menghubungi unit pengelola resmi kami: