Prosedur

PROSEDUR DAN MEKANISME KERJA SAMA

Prosedur dan mekanisme kerja sama diatur berdasrkan tahapan kerja sama yang meliputi penjajakan kerja sama, pengesahan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, pemutusan kerja sama/pengembangan kerja sama.

  1. Tahap Penjajakan

    1. Kegiatan penjajakan kerja sama merupakan kegiatan awal yang dilakukan baik oleh individu, kelompok, maupun kepala bagian kerja sama untuk memulai hubungan kerja sama dengan mitra sesuai dengan tugas pokok dan fungsi UM Pontianak. Penjajakan kerja sama dapat dilakukan oleh individu, kelompok, unit, atau UM Pontianak secara melembaga.

    2. Penjajakan dilaksanakan oleh Badan Kerja Sama atas izin Wakil Rektor II yang membawahi Bidang Kerja sama. Hasil penjajakan kerja sama dilaporkan secara tertulis kepada Wakil Rektor II untuk dipelajari sebelum dilaporkan kepada Rektor. Rencana kerja sama yang dinilai layak untuk dilaksanakan selanjutnya dibahas antara pejabat terkait/berwenang.

    3. Wakil Rektor II melaporkan hasil pembahasan rencana kerja sama kepada Rektor. Rektor memberikan tanggapan tentang rencana kerja sama. Rencana kerja sama yang telah disetujui Rektor selanjutnya ditindaklanjuti oleh Wakil Rektor II untuk diteruskan pada tahap pengesahan.

  2. Tahap Pengesahan

    1. Tahap pengesahan merupakan rangkaian kegiatan yang diawali dari penyusunan Naskah Kerja sama sampai terlaksananya penandatanganan Naskah Memorandum Kesepakatan dan atau Perjanjian Kerja sama.

    2. Pada tahapan ini Wakil Rektor II menunjuk Badan Kerja sama yang bertugas merintis, bernegosiasi untuk membahas draft naskah Memorandum Kesepakatan dan/atau Perjanjian Kerja sama dengan calon mitra.

    3. Apabila telah dicapai kesepakatan antara kedua belah pihak, maka dilakukan penandatanganan Naskah Memorandum Kesepakatan dan/atau Perjanjian Kerja sama.

    4. Penandatanganan dilakukan oleh Rektor UM Pontianak atau pejabat yang ditunjuk. Penandatanganan dilakukan pada waktu dan tempat yang telah disepakati oleh kedua pihak.

  3. Tahap Pelaksanaan

    1. Tahap pelaksanaan kerja sama merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah MoU, sehingga kegiatan kerja sama dapat terlaksana dan mencapai tujuan sesuai dengan kesepakatan.

    2. Wakil Rektor II menunjuk kepala bagian kerja sama antara UM Pontianak dengan mitra yang disebut tim teknis. Tim teknis terdiri atas penanggungjawab dan anggota kerja sama menjadi anggota tim teknis

    3. Bila perjanjian kerja sama membutuhkan Petunjuk Pelaksanaan Kerja sama maka yang pertama-tama dilakukan oleh Badan Kerja Sama adalah menyusun Petunjuk Pelaksanaan Kerja sama dan apabila diperlukan juga menyusun Petunjuk Teknis.

    4. Penyusunan kedua dokumen tersebut difasilitasi oleh Wakil Rektor II . Penandatanganan naskah tersebut diatas dilakukan oleh Wakil Rektor Bidang terkait atau pejabat yang ditunjuk. Penyelenggaraan kerja sama harus melibatkan unit kerja terkait sesuai dengan fungsinya. Selanjutnya salah satu dari kepala unit terkait tersebut bertindak sebagai penanggungjawab teknis.

    5. Tugas tim teknis kerja sama adalah : a) membahas, merumuskan, dan menyusun langkah kerja sama bersama mitra; b) melaksanakan kegiatan sesuai dengan Perjanjian Kerja sama; c) melaporkan kegiatan kerja sama kepada Wakil Rektor II.

  4. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerja sama

    1. Tim monitoring dibentuk dan disetujui bersama antara pihak UM Pontinak dan mitra dan dapat melibatkan pihak-pihak lain yang berwenang untuk melakukan monitoring. Jumlah dan komposisi anggota tim monitoring perlu mempertimbangkan kepentingan pihak-pihak terlibat dalam pelaksanaan kerja sama.

    2. Tugas tim monitoring adalah untuk menjamin agar tahapan-tahapan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan.

    3. Hasil monitoring dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah kegiatan-kegiatan kerja sama yang dilakukan tersebut dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Jika diperlukan menjamin keberhasilan program kerja sama.

    4. Perubahan rencana harus disepakati oleh kedua belah pihak. Evaluasi pelaksanaan kerja sama dilaksanakan secara terbuka, dengan mengacu pada rencana pelaksanaan kerja dan hasil-hasil implementasi yang tertuang dalam dokumen pelaksanaan pekerjaan dalam bentuk laporan kemajuan.

    5. Evaluasi, pelaksanaan kegiatan mengacu kepada indikator-indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam kesepakatan bersama.

    6. Evaluasi hasil kegiatan kerja sama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak UM Pontianak, pihak mitra, pihak eksternal yang disetujui bersama, atau pihak lain yang memiliki otoritas untuk melakukan evaluasi.

    7. Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerja sama merujuk pada ketentuan yang tercantum dalam “Pedoman Monitoring & Evaluasi Program, Kegiatan dan Anggaran UM Pontianak”

  5. Pemutusan Kerja sama

    1. Kerja sama ini dapat dihentikan oleh salah satu pihak jika terdapat penyimpangan-penyimpangan yang tidak dapat diperbaiki.

    2. Pemutusan kerja sama ini dilakukan setelah kedua  pihak bernegosiasi dan tidak dapat dipertemukan.

  6. Pengembangan Program

    1. Kegiatan pasca pelaksanaan kegiatan dimaksudkan untuk menjaga kesinambungan kegiatan kerja sama secara keseluruhan. Pada kegiatan ini dilakukan analisis dan diskusi tentang kemungkinan pengembangan, penyempurnaan, dan atau menicptakan kegiatan-kegiatan baru yang bertujuan mendukung keberlanjutan kegiatan-kegiatan tersebut guna mencapai tujuan bersama.

    2. Analisis kebutuhan kegiatan selanjutnya bagi kedua belah pihak dapat dilakukan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan. Tahapan analisis ini mencakup :

    3. Identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerja sama berlangsung.

    4. Analisis kemungkinan pengembangan kerja sama untuk periode-periode mendatang.

    5. Pengembangan kegiatan-kegiatan melalui kerja sama ini dalam jangka panjang diarahkan untuk membentuk iklim atau semangat kerja sama berdasarkan asas manfaat untuk kedua  pihak.

Jl. Ahmad Yani No. 111 , Pontianak, Kalimantan Barat
(0561) 764571 - Faks. (0561) 764571
[email protected]
SOSIAL MEDIA
© Major Update 2017 - Dev. ICT UM PONTIANAK  
" carved with bare hand " - [email protected]